Reforma Tributária acelera corrida das empresas por gestão documental eficiente

Apenas 35% das empresas brasileiras estão adaptadas às mudanças da nova legislação; especialista explica a importância da conformidade fiscal

A Reforma Tributária representa uma das maiores transformações estruturais do sistema fiscal brasileiro, com impacto direto na gestão documental e tributária das empresas. Em outubro, a Thomson Reuters — empresa multinacional de tecnologia e informação —, divulgou um estudo apontando que apenas 35% das empresas brasileiras estão adaptadas às mudanças trazidas pela nova legislação.

O novo modelo cria um ambiente em que a automação deixa de ser um diferencial e passa a ser uma necessidade. A estrutura de tributos, com regras unificadas e cruzamento de dados em tempo real entre União, estados e municípios, exigirá respostas rápidas e precisas.

A implementação da reforma será gradual a partir de 2026, mantendo-se as regras atuais até lá. As principais mudanças entram em vigor em 2027 e devem ser concluídas até 2033.

A simplificação tributária e a criação do Imposto sobre Valor Adicionado (IVA), que unificará tributos federais, estaduais e municipais, exigirão uma revisão completa dos processos de registro, controle e armazenamento de documentos fiscais. Isso só será possível com o uso de tecnologias que automatizem tarefas repetitivas, como validação de notas fiscais e apuração de impostos.

Cada operação (seja de compras e vendas, da emissão de notas fiscais à apuração de créditos), exigirá informações mais padronizadas e integradas, fazendo com que as empresas tenham que revisar suas bases de dados, cadastros e históricos fiscais para garantir conformidade com os novos modelos.

De acordo com Fabiano Carvalho, CEO da Doc Security, empresa de gestão documental que inclui tecnologias para armazenamento e processamento de arquivos físicos e digitais em empresas e instituições públicas, a gestão documental é a espinha dorsal da conformidade tributária.

“Um sistema de gestão documental eficiente garante que todos os documentos fiscais (como notas eletrônicas, comprovantes, declarações e registros contábeis) estejam armazenados de forma segura, íntegra e facilmente acessível em caso de auditoria”, destaca Carvalho.

O CEO explica que, com as novas exigências da reforma, será fundamental às empresas possuírem processos de indexação, versionamento e controle de acesso, para que cada documento possa ser rastreado e vinculado à operação correspondente. Ele salienta que a gestão documental integrada a um software facilita a integração com sistemas fiscais automatizados, reduzindo o risco de inconsistências e penalidades por erros de informação.

Segundo estimativas da Confederação Nacional da Indústria (CNI), as despesas de transição podem consumir de 0,3% a 1% do faturamento anual das empresas, especialmente nos primeiros anos de adaptação.

O Brasil tem uma base tecnológica sólida em termos de infraestrutura digital tributária, especialmente por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que já consolidou boas práticas de integração e fiscalização eletrônica. Mas a ampliação proposta exigirá investimentos adicionais em interoperabilidade, segurança cibernética e padronização de dados.

Para Fabiano Carvalho, as empresas precisarão investir em soluções que assegurem rastreabilidade, segurança da informação e compliance, com recursos como trilhas de auditoria, classificação automática de documentos e armazenamento em nuvem.

“Os investimentos mais importantes estarão voltados para plataformas integradas de gestão documental e fiscal, capazes de reunir dados de diferentes sistemas e garantir a interoperabilidade com os novos padrões exigidos pela reforma. Além disso, será essencial investir em digitalização de acervos históricos para garantir que os registros antigos possam ser acessados e adaptados aos novos formatos fiscais”, diz Carvalho.